Zmiana składu osobowego w gronie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga rejestracji tego faktu w krajowym rejestrze sądowym sądu właściwego ze względu na siedzibę spółki. Należy pamiętać, iż przed sądem rejestrowym, o fakcie przejścia udziałów na inny podmiot powinna być zawiadomiona sama Spółka. Po powzięciu stosownych informacji, organ odpowiedzialny za złożenie odpowiedniego wniosku do sądu – Zarząd (jako organ reprezentujący spółkę) dokonuje wszelkich formalności.

Zarząd ma obowiązek poza złożeniem samego wniosku o zmianę danych podmiotu wpisanego do rejestru (na odpowiednim formularzu – KRS Z03), dołączenia do niego szeregu załączników. Aby wniosek mógł być uwzględniony przez Sąd, należy dołączyć do niego m.in. dowód uiszczenia opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie zmian w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, akt notarialny na podstawie, którego doszło do zmian w umowie spółki, umowę sprzedaży udziałów bądź inny dokument świadczący o przejściu udziałów na inny podmiot, aktualną listę wspólników. Wniosek taki wymaga dodatkowo załączenia na urzędowym formularzu KRS ZE informacji o zmianie w składzie udziałowców spółki.

Jeśli w umowie spółki został zawarty zapis ustanawiający prawo pierwokupu udziałów dla dotychczasowych wspólników a sprzedajemy udziały podmiotowi spoza tego grona, należy dołączyć także stosowne oświadczenia o zrzeczeniu się prawa pierwokupu. Zarząd nie może zapomnieć o załączeniu do wniosku tekstu jednolitego umowy spółki zgodnie z wymaganiami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych, nie będzie więc on wymagał poniesienia dodatkowych kosztów w postaci sporządzenia aktu notarialnego.

Należy mieć na uwadze, iż w rejestrze ujawniane są dane tylko tych wspólników, którzy posiadają co najmniej 10 % kapitału zakładowego spółki. Jeśli wskutek czynności prawnej, która była podstawą zmiany wśród udziałowców, któryś ze wspólników będzie posiadał mniej niż 10 % udziałów, zarząd powinien zgłosić stosowny wniosek do KRS (również na urzędowym formularzu) o wykreślenie takiego wspólnika.

Jeśli sąd uzna, iż we wniosku złożonym przez Zarząd są braki – co do zasady wezwie do ich usunięcia pod rygorem niedokonania wpisu. Sąd po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o zmianę danych spółki, dokonuje stosownych zmian w rejestrze, które następnie podlegają ujawnieniu w systemie teleinformatycznym KRS.