Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest poza jednoosobową działalnością gospodarczą najpowszechniejszym sposobem prowadzenia działalności w Polsce. Kodeks spółek handlowych od kilku lat przewiduje dwie możliwe formy założenia Spółki z o.o. – tradycyjną i przez internet.

W tradycyjny sposób, nim udamy się do sądu celem zarejestrowania spółki, pierwszym krokiem powinno być zawarcie umowy spółki, bądź przyjęcie aktu założycielskiego (w sytuacji gdy spółkę z o.o. zdecyduje się założyć jedna osoba). Umowa ta powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zgodnie z postanowieniami kodeksu spółek handlowych w umowie tej obligatoryjnie powinny znaleźć się informację o takich danych spółki jak m.in. jej firma, przedmiot działalności, siedziba, kapitał zakładowy w wysokości minimum 5 000 zł, informacja czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczba i wartość nominalna udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników czy też czas trwania spółki.

W przypadku rejestracji Spółki drogą elektroniczną – umowa nie musi mieć formy aktu notarialnego, unikamy także płatności taksy notarialnej, jednak musimy skorzystać w takim przypadku z wzorca umowy określonego w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.

Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mamy do czynienia ze spółką w organizacji. Zarząd spółki powinien w terminie półrocznym od tego momentu zgłosić spółkę do odpowiedniego sądu rejestrowego, właściwego ze względu na siedzibę. Odpowiednio szybkie zgłoszenie spółki do rejestru może być korzystne ze względu na ewentualną odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki w organizacji. W przypadku niezgłoszenia spółki w sześciomiesięcznym terminie, umowa ulega rozwiązaniu z mocy prawa.

Poza zawarciem samej umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, koniecznymi elementami do powstania spółki są: wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, powołanie zarządu, a także w pewnych okolicznościach rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (obowiązek taki będzie istniał jeśli organy te zostały przewidziane w akcie powołującym spółkę, bądź kapitał zakładowy przewyższa 500 000 zł a liczba wspólników przekracza 25), na koniec zaś wpis do rejestru.

Do zgłoszenia do rejestru, którego musi dokonać zarząd, należy dołączyć poza umową spółki, wypełniony formularz KRS 03, formularz KRS WK z wyszczególnionymi osobami wchodzącymi w skład poszczególnych organów, formularz KRS WM podający przedmiot działalności spółki według Polskiej Klasyfikacji Działalności, formularz KRS WE służący oznaczeniu wspólników podlegających obowiązkowemu wpisowi do rejestru. W dokumentach składanych do rejestru nie może także zabraknąć oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wykłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione, dowodu ustanowienia poszczególnych organów spółki, listy wszystkich wspólników, adresów członków zarządu a także dowód uiszczenia stosowanych opłat (za rejestrację spółki i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Nie ma aktualnie wymogu załączania do dokumentów wniosków i zgłoszeń do urzędów statystycznego, skarbowego czy zakładu ubezpieczeń społecznych. Sąd rejestrowy sam przekazuje do stosownych urzędów odpowiednie informacje. Należy zaznaczyć, iż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być powołana w każdym prawnie dopuszczalnym celu. Po wydaniu postanowienia przez Sąd zarejestrowaniu Spółki następuje jej wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, który jest uwidaczniany w systemie teleinformatycznym KRS. Dane zawarte we wpisie są także z urzędu przekazywane do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) a także Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP).