Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jest podmiotem podlegającym obowiązkowi sprawozdawczemu według ustawy o rachunkowości (art. 2 ust. 1 pkt 1). Jednymi z takich obowiązków są złożenie przez zarząd sprawozdania z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Zgodnie z postanowieniami art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki (którym w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zarząd) ma obowiązek złożyć we właściwym sądzie rejestrowym roczne sprawozdanie finansowe, opinie biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zarząd jest obowiązany dostarczyć do sądu także sprawozdanie z działalności jednostki (art. 49 ust. 1 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wszystkie powyższe dokumenty organ zarządzający powinien dostarczyć w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, zaś zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 i art. 53 ustawy o rachunkowości). Właściwym sądem rejestrowym dla spółki, będzie sąd właściwy według siedziby podmiotu.

W przypadku gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w poprzednim roku bilansowym spełniła co najmniej dwa z następujących warunków: jej średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełen etat wyniosło co najmniej 50 osób, jej suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro, bądź przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro; jej sprawozdanie będzie podlegało obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości). Zgodnie z postanowieniami ustawy badaniu podlegają także sprawozdania finansowe spółek przejmujących i spółek nowo zawiązanych, sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, a także roczne sprawozdania finansowe jednostek sporządzone zgodnie z MSR (art. 64 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych spółki, tj. dzień kończący rok obrotowy (art. 45 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości). W ustawie przewidziane zostały elementy składowe, które musi zawierać sprawozdanie finansowe. Obligatoryjnie w omawianym sprawozdaniu muszą znaleźć się: bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkowe, obejmujące wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia (art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ustawa uszczegóławia co dokładnie powinien zawierać bilans spółki (stan aktywów i pasywów), a także rachunek zysków i strat (art. 46 i 47 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie z działalności jednostki zgodnie z zapisami ustawy powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki z o.o., w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. W szczególności ustawa nakłada obowiązek zawarcia w nim informacji o: zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przewidywanym rozwoju jednostki, ważniejszych osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju, aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej, udziałach własnych, posiadanych przez spółkę oddziałach lub zakładach, instrumentach finansowych (art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności (art. 45 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

W celu złożenia omawianych dokumentów do sądu rejestrowego spółka powinna posłużyć się odpowiednimi formularzami. Druk KRS-Z30 oraz formularz KRS-ZN służy do składania sprawozdań finansowych każdego z obowiązanych podmiotów. Do powyższych formularzy należy dołączyć wymagane dokumenty oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o przyjęcie dokumentów, o których sąd czyni zmiankę w rejestrze w wysokości 40 zł (art. 63 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) oraz od wniosku o ogłoszenie zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł (§ 6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego). Informacje o sprawozdaniu finansowym spółki, po złożeniu wniosku zostaną ujawnione w dziale 3 rejestru przedsiębiorców (art. 40 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Należy mieć na uwadze, iż nawet jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie przewidzianym przez ustawę, należy je złożyć w ciągu 15 dni we właściwym rejestrze sądowym, a następnie złożyć je po raz kolejny 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z kompletem wymaganych dokumentów, tj. sprawozdania z działalności spółki, uchwały, itd. (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jest to istotne z perspektywy ewentualnej odpowiedzialności karnej. Niesporządzenie sprawozdania, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy, bądź zawarcie w nim nierzetelnych danych zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności do dwóch lat (art. 77 ustawy o rachunkowości). Niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności zagrożone jest zaś karą grzywny lub ograniczenia wolności (art. 79 ustawy o rachunkowości). Sąd rejestrowy ma także możliwość nałożenia grzywny przewidzianej w kodeksie postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych, ustanowienia kuratora dla spółki, a nawet ostatecznie orzeczenia o rozwiązaniu spółki i ustanowieniu dla niej likwidatora (art. 25 i 26 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).