Nowa ustawa o ochronie danych osobowych dostosowała polskie prawo do unijnego rozporządzenia tzw. RODO. Ustawa zmieniła również kodeks pracy dodając do niego dwie nowe regulacje. Pierwsza z nich dotyczy monitoringu wizyjnego, druga zaś monitoringu poczty elektronicznej. Omawiane regulacje wiążą się z poszanowaniem dóbr osobistych pracowników, ochroną ich danych osobowych oraz prawem do prywatności, a także wychodzą naprzeciw dbałości o mienie, bezpieczeństwo i interesy gospodarcze pracodawcy.
 
Zgodnie z art. 222 kodeksu pracy monitoring wizyjny można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obejmować on może teren zakładu pracy lub teren wokół niego. Są to jedyne wymagania uzasadniające zainstalowanie kamer. Nie może to jednak służyć kontrolowaniu wykonywania przez pracowników powierzonych im obowiązków.  Co do zasady monitoring nie może zostać umieszczony w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarni lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Ustawa dopuszcza jednak wyjątek, a mianowicie we wskazanych powyżej miejscach możliwym jest instalowanie monitoringu pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Uzyskane nagrania obrazu pracodawca przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia stworzenia nagrania bądź do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (gdy nagrania stanowią dowód w sprawie).

Sposób, cele jak i zakres stosowania monitoringu muszą zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy). Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek informacyjny wobec pracowników, bowiem muszą oni wiedzieć o istnieniu monitoringu w miejscu pracy. Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Następnie nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem trzeba oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny. Natomiast pracownikom zatrudnianym już po uruchomieniu monitoringu należy na piśmie przekazać cele, zakres oraz sposób jego zastosowania. Wszystko z uwagi na fakt, że przechowywanie nagrań z monitoringu jest przetwarzaniem danych osobowych.
 
Drugi z dodanych do kodeksu pracy przepisów tj. art. 22(3) kodeksu pracy umożliwia pracodawcy kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Regulacja dopuszcza monitoring poczty elektronicznej jedynie gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W ustawie zastrzeżono, że kontrola poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Podkreślenia wymaga, że do monitoringu poczty elektronicznej nie jest wymagana zgoda pracownika. O wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej i jego celach należy poinformować pracowników na zasadach dotyczących monitoringu wizyjnego.

Jeżeli chodzi o charakter wiadomości wysyłanych za pośrednictwem skrzynki e-mail w miejscu pracy istnieje domniemanie, iż korespondencja ta prowadzona jest w imieniu pracodawcy. Potwierdza to w szczególności rozszerzenie w adresie e-mail stanowiące nazwę podmiotu zatrudniającego. Stąd też przyjmuje się, że korespondencja prowadzona ze służbowej skrzynki pracownika stanowi element świadczenia pracy, które może być kontrolowane. Z powyższego domniemania nie może jednak korzystać pracodawca, który zezwala pracownikom na używanie maila służbowego również do celów prywatnych. Wówczas znacznie bardziej skomplikowana staje się kwestia dostępu do poczty nieobecnego pracownika.

Powyżej przedstawione zasady stosuje się także do innych form monitoringu, np. rozmów telefonicznych, infolinii, kontroli pojazdów (poprzez nadajniki GPS) jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w art. 22(3) kodeksu pracy.

Naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, bowiem dział trzynasty kodeksu pracy nie został znowelizowany w związku z wprowadzeniem opisywanych w niniejszym artykule zmian. Pracownikom w związku z naruszeniem ich dóbr osobistych pozostaje więc droga odszkodowawcza, wytoczenie powództwa na drodze sądowej bądź też skarga do UODO.