Wielu przedsiębiorców prowadzących indywidualną działalność gospodarczą wraz z rozwojem swojej działalności i zwiększeniem jej zakresu dostrzega potrzebę formalnego przekształcenia się – często wybierając formę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Odpowiedzią na tą potrzebę są istniejące od kilku lat w kodeksie spółek handlowych przepisy dotyczące przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (tytuł IV dział III rozdział 6 kodeksu spółek handlowych).

Zgodnie z zapisami ustawy do czynności niezbędnych do przekształcenia zalicza się: sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta, złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, powołanie członków organów spółki przekształconej, zawarcie umowy spółki lub podpisanie statutu spółki przekształconej, dokonanie we właściwym sądzie rejestrowym wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 5842 kodeksu spółek handlowych).

Czynnością, od której niewątpliwie należy rozpocząć procedurę przekształcenia jest sporządzenie planu przekształcenia. Sporządzany w formie aktu notarialnego, powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Co więcej, do planu należy dołączyć projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projekt aktu założycielskiego lub statutu, wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego, sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień poprzedzający sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy (art. 5846 i art. 5847 kodeksu spółek handlowych).

Tak sporządzony plan przekształcenia podlega badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy na wniosek przekształcanego przedsiębiorcy (art. 5848 kodeksu spółek handlowych). Wyznaczony biegły w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące od dnia jego wyznaczenia, sporządzi na piśmie szczegółową opinię i złoży ją wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu (art. 5848 § 4 kodeksu spółek handlowych).

Po uzyskaniu opinii biegłego rewidenta kolejnym etapem jest sporządzenie oświadczenia o przekształceniu, które również musi mieć formę aktu notarialnego (art. 5849 kodeksu spółek handlowych). W oświadczeniu tym muszą znaleźć się informację o: typie spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca; wysokości kapitału zakładowego, zakresie praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane, nazwiskach i imionach członków zarządu spółki przekształconej (art. 5849 kodeksu spółek handlowych).

Po dokonaniu powyższych czynności przedsiębiorca staje przed ostatnim etapem przekształcenia – rejestracją spółki w rejestrze przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego. W tym celu wszyscy członkowie zarządu powinien wypełnić właściwy formularz KRS-W3 wraz z odpowiednimi załącznikami i złożyć go we właściwym sądzie rejestrowym załączając wymagane dokumenty dokumentami, tj. m.in. oświadczeniem o przekształceniu spółki, aktem założycielskim, dowodem uiszczenia opłaty sądowej od wniosku, oświadczeniami członków zarządu itd. (art. 58411 kodeksu spółek handlowych). Wraz z momentem wpisu do krajowego rejestru sądowego przedsiębiorca powinien zostać wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 5841 § 1 kodeksu spółek handlowych).

Zgodnie z postanowieniami kodeksu spółek handlowych przedsiębiorca przekształcający swoją działalność z dniem przekształcenia z mocy prawa stanie się wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 5842 § 3 kodeksu spółek handlowych). W przypadku przekształcenia powstaje nowy pomiot, wobec którego zajdzie jednak sukcesja praw i obowiązków przedsiębiorcy przekształconego. Spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy, sukcesja ma zastosowanie co do zasady także wobec zezwoleń, koncesji i ulg przyznanych przedsiębiorcy (art. 5842 § 1 i § 2 kodeksu spółek handlowych). Nie zajdą więc zmiany w stosunkach prawnych pomiędzy przedsiębiorcą a osobami trzecimi bądź innymi podmiotami gospodarczymi. W miejsce przedsiębiorcy jako strony umowy z mocy prawa wjedzie przekształcona spółka. Pracownicy zatrudnieni uprzednio przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą również z mocy prawa staną się pracownikami spółki (art. 23 § 1 kodeksu pracy).

Mimo konstrukcji ograniczonej odpowiedzialności za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedsiębiorca przekształcony będzie odpowiadał solidarnie ze spółką za jego zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a powstałe w okresie trzy letnim liczonym od momentu przed dniem przekształcenia do dnia przekształcenia (art. 58413 kodeksu spółek handlowych).

W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zmianę firmy nie polegającą wyłącznie na dodaniu części identyfikującej w postaci „sp. z o.o.”, przez okres co najmniej roku od przekształcenia ma on obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, obok nowej (art. 5843 kodeksu spółek handlowych).

Przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową należy mieć na uwadze, iż nie dochodzi w tym przypadku do pełnej sukcesji podatkowej. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej w takim przypadku nastąpi jedynie sukcesja praw (a nie obowiązków) podatkowych (art. 93a § 4 ordynacji podatkowej). Nie dojdzie także do sukcesji praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych. Takie uregulowanie sukcesji podatkowej powoduje, iż wszelkie obowiązki podatkowe wynikające z prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej powinny zostać uregulowane przez przedsiębiorcę, jako osobę fizyczną. Sukcesja nie będzie dotyczyła także ulg podatkowych należnych przedsiębiorcy. Przedsiębiorca powinien mieć także na uwadze, iż jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z tą osobą fizyczną za powstałe do dnia przekształcenia zaległości podatkowe przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (art. 112b ordynacji podatkowej). Niewątpliwą zaletą takiego sposobu przekształcenia działalności jest jednak okoliczność niepodlegania opodatkowaniu VAT.

W przypadku gdy przedsiębiorca stwierdzi, iż kodeksowe przekształcenie działalności nie jest dla niego optymalne może on skorzystać z możliwości aportu swojego przedsiębiorstwa do nowopowstałej spółki, zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej po czym założenie nowej spółki, czy też założenie nowej spółki funkcjonującej równolegle z jednoosobową działalnością gospodarczą, która to spółka stopniowo będzie przejmowała działalność przedsiębiorcy.